Een document staat in OneDrive, een andere versie in Teams en de definitieve versie op een lokale schijf. Voor kleine bedrijven kan Microsoft 365 uitstekend werken, zolang duidelijk is wie eigenaar is van bestanden en waar medewerkers ze terugvinden.
OneDrive: bestanden van een persoon
OneDrive voor werk is primair verbonden aan een gebruikersaccount. Het is handig voor persoonlijke werkbestanden die je zo nodig met collega’s deelt. Maar structurele bedrijfsprocessen moeten niet onnodig afhankelijk worden van één persoonlijke omgeving.
Wanneer iemand uit dienst gaat, moeten eigendom, bewaartermijnen en overdracht vooraf worden geregeld.
SharePoint: gezamenlijke bedrijfsinformatie
SharePoint-sites en documentbibliotheken bieden een plek voor documenten die een team of organisatie deelt. Toegang kan op groeps- en bibliotheekniveau worden ingericht.
Teams-bestanden uit kanalen staan doorgaans in SharePoint; bestanden die in chats worden gedeeld, kunnen vanuit OneDrive komen. Controleer de specifieke inrichting en rechten.
Wat kan verkeerd gaan?
Iedere medewerker maakt eigen mappenstructuren en deelt zonder afspraken links met anderen.
Er ontstaan meerdere versies van offertes, werkinstructies en klantdocumenten.
Vertrekkende medewerkers beheren nog cruciale bestanden of deelrechten.
Synchronisatie wordt verward met een onafhankelijke back-up.
Een praktische indeling
Spreek af welke bestanden persoonlijk zijn en welke bij het bedrijf of team horen. Stel rechten in op basis van functie en test toegang met normale gebruikersaccounts.
Controleer extern delen, versiegeschiedenis, bewaarbeleid en herstelmogelijkheden. Synchronisatie alleen is geen volledige back-upstrategie.
Veelgestelde vragen
Moet alles naar SharePoint? Nee. Persoonlijke concepten kunnen prima in OneDrive staan. Bepaal op basis van eigenaarschap en samenwerking wat past.
Is een SharePoint-map automatisch veilig? Nee. Rechten, extern delen, governance en herstel moeten goed worden ingericht.