Een Microsoft 365-abonnement groeit vaak mee met je bedrijf. Accounts blijven bestaan, rollen veranderen en licenties worden uit gewoonte verlengd. Dat betekent niet automatisch dat je te veel betaalt, maar het is wel verstandig om regelmatig te controleren of de inrichting nog klopt.
Begin niet met de prijs maar met de gebruiker
Inventariseer wie persoonlijk moet kunnen inloggen en welke toepassingen nodig zijn: e-mail, desktop-Office, Teams, opslag, apparaatbeheer of aanvullende beveiliging. Houd actieve medewerkers, externe gebruikers en dienstaccounts uit elkaar.
Een persoonlijk gebruikersaccount zomaar delen tussen medewerkers is doorgaans onwenselijk: individuele toegang en controle worden dan moeilijker.
Waar zitten vaak kansen?
Oude accounts van uitdienstgetreden medewerkers waarvan gegevens eerst veilig moeten worden overgedragen.
Licenties die niet passen bij de applicaties die een gebruiker daadwerkelijk nodig heeft.
Gedeelde postvakken of aliassen waarvoor onnodig een aparte betaalde gebruikersopzet wordt gebruikt.
Dubbele functionaliteit tussen verschillende abonnementen of losse diensten.
Goedkoper is niet automatisch beter
Een andere licentie kan Office-desktopapps, archivering, beheer of beveiligingsfuncties veranderen. Bekijk daarom per gebruiker het volledige pakket en de gevolgen voor dagelijkse processen.
Microsoft kan prijzen, voorwaarden en productfunctionaliteit wijzigen. Controleer actuele informatie in de eigen tenant en bij Microsoft voordat abonnementen worden omgezet.
Aanpak zonder verrassingen
Maak een actueel overzicht van gebruikers, abonnementen en gebruiksbehoeften. Leg vast welke data behouden moet blijven, test mogelijke wijzigingen en plan overstappen in overleg. Pas daarna wordt een passend voorstel gemaakt.
Houd rekening met looptijden, verlengingen en opzegvoorwaarden: een lagere maandprijs is geen garantie voor directe besparing.
Veelgestelde vragen
Heeft ieder e-mailadres een eigen licentie nodig? Niet per definitie. Een alias en een gedeeld postvak werken anders dan een afzonderlijke gebruiker; controleer de toepasselijke licentievoorwaarden.
Kan ik licenties direct opzeggen? Dat hangt af van contract en factureringsmodel. Controleer eerst data, afhankelijkheden en verlengvoorwaarden.