Een back-up is geen mapje dat ergens automatisch wordt gekopieerd. Het doel is dat je na verwijderen, defect, ransomware of een fout weer bij een bruikbare versie van je belangrijkste gegevens kunt komen.
Begin met de herstelvraag
Bepaal eerst welke data en systemen je nodig hebt om weer te kunnen werken. Voor het ene bedrijf zijn dat documenten en e-mail, voor het andere ook websitegegevens, applicatie-instellingen, financiële administratie of lokale bestanden.
Daarna kun je bepalen hoeveel dataverlies acceptabel is en hoe snel herstel nodig moet zijn. Zonder die twee vragen is een back-upfrequentie vooral een gok.
Synchronisatie is niet automatisch een back-up
OneDrive, SharePoint, Google Drive en andere synchronisatiediensten zijn waardevol voor samenwerken en beschikbaarheid. Een verwijdering, corrupte versie of fout kan echter ook worden gesynchroniseerd.
Versiegeschiedenis en prullenbakken kunnen veel oplossen, maar controleer of bewaartermijnen en herstelmogelijkheden passen bij je risico. Voor kritieke data kan een aparte back-up nog steeds logisch zijn.
De 3-2-1-regel als praktisch vertrekpunt
Een bekende richtlijn is drie kopieën van data, op twee verschillende typen of systemen, waarvan minimaal één kopie buiten de primaire locatie of omgeving staat. Het precieze ontwerp kan anders zijn, maar de gedachte erachter blijft sterk: voorkom dat één fout of incident alle kopieën tegelijk raakt.
Een offline of logisch geïsoleerde kopie kan extra bescherming bieden tegen ransomware of misbruik van een beheeraccount.
Wat moet je naast bestanden meenemen?
- Belangrijke cloud- en lokale documenten en projectdata.
- Configuraties en exportmogelijkheden van systemen die lastig opnieuw zijn op te bouwen.
- Website- en databaseback-ups wanneer de website bedrijfskritisch is.
- Een overzicht van accounts, herstelprocedures en contactgegevens, zonder wachtwoorden onveilig op te slaan.
- Waar relevant e-mail en andere communicatie die volgens je bewaarbehoefte terugvindbaar moet blijven.
Test herstel, niet alleen de back-upmelding
Een groen vinkje zegt dat een taak is uitgevoerd, niet dat je het resultaat onder tijdsdruk kunt terugzetten. Test daarom periodiek een bestand, map of representatief systeemherstel.
Leg ook vast wie weet hoe herstel werkt. Een perfecte back-up waar niemand bij kan wanneer de beheerder afwezig is, blijft een operationeel risico.
Veelgestelde vragen over back-ups
01Is cloudopslag genoeg als back-up?
Soms bieden clouddiensten bruikbare versie- en herstelmogelijkheden, maar controleer of die passen bij jouw gewenste bewaartermijn en incidenten. Synchronisatie alleen is niet automatisch een onafhankelijke back-up.
02Hoe vaak moet ik een back-up maken?
Zo vaak als nodig is om het maximale acceptabele dataverlies te halen. Dat verschilt per type data en bedrijf.
03Moet een back-up offline zijn?
Niet iedere kopie hoeft offline, maar minimaal één kopie die niet eenvoudig door hetzelfde incident wordt geraakt kan veel waarde toevoegen.
04Hoe weet ik of mijn back-up werkt?
Door herstel te testen. Controleer niet alleen of een taak slaagt, maar of de data werkelijk bruikbaar teruggezet kan worden.