Floor-IT
ICT-inventarisatie en documentatie voor bedrijven
Een nieuwe ICT-medewerker is een werkdag kwijt aan uitzoekwerk. Of de collega die alle wachtwoorden, leveranciers en netwerkinstellingen kende, vertrekt. Ik help in kaart brengen wat er is, hoe het samenhangt en wie waarvoor verantwoordelijk is.
Wanneer kennis bij één persoon blijft
Een collega vertrekt
De medewerker die ICT erbij deed heeft afspraken en configuraties vooral in het hoofd.
Een leverancier wisselt
Domeinbeheer, hosting, DNS, licenties en contracten lopen via verschillende partijen.
Een nieuwe ICT-medewerker begint
Zonder netwerkoverzicht en documentatie moet de inrichting eerst gereconstrueerd worden.
Bedrijfsbestanden op een persoonlijke plek
Documentatie staat in de OneDrive van een medewerker die inmiddels vertrokken is.
Wat ik inventariseer en vastleg
De inventarisatie kan zich richten op één belangrijk onderdeel of de bredere omgeving. De omvang en benodigde toegang worden vooraf afgestemd.
- Werkplekken, servers, netwerkapparatuur en applicaties registreren.
- Netwerkindeling, bekabeling, verbindingen en afhankelijkheden documenteren.
- Domeinnamen, eigenaarschap, hosting en DNS-beheer vastleggen.
- ICT-leveranciers, contracten, licenties en verantwoordelijkheden in kaart brengen.
- Microsoft 365, beheeraccounts, toegangsrollen en herstelprocedures controleren.
- Bestaande documentatie verzamelen en op een geschikte bedrijfsplek structureren.
- Kritieke gegevens, systemen, back-ups en risico’s bij uitval herkennen.
- Technische overdracht en een praktisch, geprioriteerd verbeterplan voorbereiden.
Checklist voor ondernemers
Vijf vragen die je over jouw ICT zou moeten kunnen beantwoorden
- Wie is eigenaar van de domeinnaam en wie kan DNS of hosting aanpassen?
- Wie heeft de juiste beheerrechten voor Microsoft 365 en hoe werkt herstel?
- Welke leverancier beheert welk onderdeel en wie is bereikbaar bij een incident?
- Waar staat de actuele netwerktekening en waar liggen beheerprocedures?
- Welke bedrijfssystemen en gegevens zijn kritiek en hoe kan herstel plaatsvinden?
Leveranciersbeheer en continuïteit horen bij het overzicht
Een reseller, hostingpartij, softwareleverancier en netwerkbeheerder kunnen prima naast elkaar bestaan. Ik breng in kaart wie welke rol vervult, welke contracten gelden en wat er nodig is wanneer je van leverancier wisselt of een medewerker vertrekt.
Deze opdracht kan zelfstandig worden uitgevoerd. Floor-IT hoeft het dagelijkse ICT-beheer niet over te nemen. De documentatie blijft bruikbaar voor jouw eigen ICT-medewerker of leverancier.
Van inventarisatie naar overdracht
Afbakenen
De systemen, locaties, onderzoeksvragen en benodigde toegangen worden eerst afgebakend.
Onderzoeken en vastleggen
Ik verzamel informatie en werk documentatie, leveranciers en afhankelijkheden uit.
Overdragen en prioriteren
Je ontvangt een bruikbaar overzicht met verbeterpunten en openstaande vragen.
ICT-check of ticketsysteem als vervolg
De ICT-check of QuickScan is geschikt voor een technische steekproef van werkplekken, netwerk en basisbeveiliging. Een ticketsysteem is juist handig om meldingen, historie en oplossingen vast te leggen.
Veelgestelde vragen over ICT-documentatie
01Moet Floor-IT daarna het beheer overnemen?
Nee. Je kunt alleen de inventarisatie en overdracht laten uitvoeren zodat jouw huidige ICT-medewerker of leverancier verder kan.
02Moet ik wachtwoorden in een document zetten?
Nee. De inventarisatie gaat over toegangsprocedures, eigenaarschap en herstel, niet over het onveilig verzamelen van wachtwoorden.
03Kan de inventarisatie beginnen bij Microsoft 365?
Ja. Het onderzoek kan beperkt blijven tot Microsoft 365, het netwerk of een ander duidelijk afgebakend onderdeel.